COC Leiden had een extreem verouderd netwerk. Het gasten netwerk was niet afgescheiden van het interne netwerk. Dat schepte een behoorlijk risico met betrekking tot de beveiliging. De kassa’s waren analoog en dat zorgde weer voor veel werkzaamheden.
Kassasysteem
Het COC Leiden had 3 analoge kassa’s. Na een drukke avond moest op elke kassa een Z-Rapport worden uitgeprint, waarna de penningmeester aan het eind van de maand veel tijd moest investeren in de verwerking van alle bonnen in de algemene administratie. Ook was het niet duidelijk welke producten nog op voorraad waren.
Hosting Katwijk heeft een nieuw systeem geïnstalleerd dat directe inzage geeft in de verkoop statistieken. Daarnaast worden alle boekingen direct doorgezet naar het boekhoudsysteem. Door de nieuwe configuratie en samenwerking met de pin apparaten zijn de transacties nu direct terug te vinden.
Dankzij het nieuwe digitale systeem is voorraadbeheer nu mogelijk geworden. Zodra producten op lijken te raken, geeft het systeem hier een melding van naar de bar beheerder die vervolgens een bestelling kan doen om de voorraad weer op pijl te krijgen.
Met dit nieuwe systeem is het COC voorzien van de nieuwste technieken en realtime informatie over verkoop doormiddel van rapportages. De penningmeester heeft tevens veel minder werk om de boekhouding in orde te houden.
Netwerk
Het oude netwerk was gevoelig voor inbraak. Dit kwam mede doordat zowel de gasten van de discotheek als de interne systemen op hetzelfde netwerk actief waren. Dit leidde ertoe dat gasten bijvoorbeeld directe toegang hadden tot de bestuurscomputer en de printer. Dit was een behoorlijk pijnpunt.
Hosting Katwijk heeft een compleet nieuw systeem geleverd waarbij het interne netwerk en het gasten netwerk van elkaar zijn afgescheiden doormiddel van VLAN en Radius techieken. Daarnaast zijn de WiFi punten vervangen voor full mesh access points. Door deze techniek is er in heel het gebouw dekkende WiFi.